Шість функцій програми для стоматологій Емексес Дент,

які спростять керування клінікою

Управління стоматологічною клінікою щодня потребує вирішення безлічі завдань, починаючи від запису клієнтів і закінчуючи аналізом результатів роботи. Сучасні CRM-системи здатні спростити ці процеси та взяти на себе рутинні дії, залишаючи більше часу для піклування про пацієнтів та збільшення доходу. У статті розглянемо шість ключових функцій спеціалізованого софту, які допоможуть оптимізувати роботу стоматології, на прикладі безкоштовної програми Emexes Dent.

Гнучкий розклад та керування змінами

Складаючи розклад роботи лікарів вручну, адміністратор легко може зробити помилку, особливо якщо необхідно враховувати графіки роботи відразу кількох фахівців або створювати перезмінки. Це призводить до накладок графіків та прийомів, а також до простоїв у роботі лікарні.

Щоб убезпечити себе від подібних ситуацій, використовуйте програму для стоматологій, яка автоматично створює розклад клініки. Наприклад, з Emexes Dent адміністратору необхідно разово встановити робочий графік клініки та графік кожного співробітника. Після цього система самостійно складатиме розклад, не вимагаючи стороннього втручання.

При цьому, якщо необхідно внести разові зміни, наприклад, коли лікар іде на лікарняну або бере відпустку, це робиться буквально на пару кліків і не порушує основний графік роботи.

Розумне ведення прийому

Емексес Дент спрощує ведення прийому, забезпечуючи зручний інтерфейс для заповнення карток пацієнтів та управління візитами. Особливу увагу варто приділити двом ключовим функціям: розумній картці пацієнта і інтерактивної зубної формули, які суттєво полегшують роботу лікаря.

Розумна картка дозволяє зберігати всю важливу інформацію пацієнта в одному місці. У ній містяться дані про попередні візити, проведені процедури та подальші етапи лікування, зберігаються результати досліджень та файли, які клієнт приніс з інших клінік.

Картка побудована таким чином, щоб лікар легко знаходив потрібні розділи та не витрачав час на пошук інформації у паперових записах. Крім того, цей розділ пов’язаний із розкладом, фінансовими звітами та складським обліком, що спрощує адміністрування клініки.

Інтерактивна зубна формула дозволяє наочно бачити стан зубів пацієнта та вносити зміни у процесі лікування. Лікар може призначати об’єктам різні стани, вказувати їм конкретні процедури, і навіть відзначати виконані роботи. Програма настільки розумна, що не дозволить вказати для одного і того ж об’єкта діагнози, що суперечить один одному.

Ці функції роблять роботу з пацієнтами зручнішою, прискорюють процес ведення прийому та допомагають уникнути помилок при призначенні лікування.

Автоматизація ведення документації

На ведення документації у клініці йде дуже багато часу. Адміністратору необхідно вести облік витрат та надходжень коштів, комірнику звітувати про прихід та списання товару, а лікареві — заповнювати картки прийому, складаючи плани лікування та описуючи процедури. На щастя, з Emexes Dent все це можна спростити.

У програмі передбачено автоматичне формування різноманітних актів, які надійно зберігаються в базі CRM і можуть бути роздруковані будь-якої миті. Заповнювати вручну нічого не потрібно — хіба від вас потрібно додати електронний підпис до документа.

Подібним чином лікар може роздрукувати або відправити пацієнту по e-mail будь-яку інформацію про його лікування та результати дослідження, за бажанням попередньо приховавши з них інформацію про вартість процедур. При необхідності до всіх документів можна додати фірмову шапку з інформацією про клініку.

Для лікаря справжнім помічником стане зручне заповнення плану лікування. Для цього йому необхідно внести назву плану, а також додати до нього етапи, обравши з попередньо створеного списку потрібні процедури.

Описувати протоколи лікування вручну також не потрібно. Досить попередньо внести до бази шаблони всіх процедур, після чого їх можна буде додавати до плану в один клік. За потреби ви можете їх відредагувати, але в будь-якому випадку це займе набагато менше часу, ніж самостійне заповнення кожного прийому.

Також у базі CRM-системи можна зберігати документи, що часто використовуються, наприклад, бланки для друку, анкети, опитувальники, медичні форми і т.д. Вони завантажуються у вкладку «Документи», звідки їх можна відкрити та заповнити, а потім роздрукувати. Так вам не доведеться витрачати час на пошук важливих файлів, адже вони завжди будуть під рукою. Завдяки тому, що більшість рутинних дій виконуються автоматично, персонал може зосередитись на важливих завданнях. Це підвищить загальну продуктивність клініки та покращить якість обслуговування пацієнтів.

Продуманий складський облік

Управління складським обліком – відповідальне завдання, оскільки комірнику необхідно постійно відстежувати наявність матеріалів, вчасно поповнювати запаси та контролювати витрати. Без автоматизації легко припуститися помилок — забути замовити потрібні препарати, неправильно порахувати списання або втратити накладні на надходження чи витрату медикаментів. Все це призводить до того, що якихось матеріалів не вистачатиме для ведення прийому, з’являться затримки в роботі, а витрати на покупку товару збільшаться.

Використання спеціалізованого софту допоможе уникнути цих проблем, оскільки вся важлива інформація зберігається надійно в базі програми. У Емексес Дент легко фіксувати надходження розхідників, а також списувати їх у ручному та автоматичному режимі.

Ручне списання стане в нагоді в тих випадках, якщо товар пошкоджений або у нього закінчився термін придатності. Тоді комірник робить відповідний запис і позиція вважається списаною.

Автосписання дозволяє автоматично списати матеріал після закінчення прийому. Для цього необхідно заздалегідь створити список послуг клініки та вказати, скільки розхідників йде на кожну процедуру. Як тільки лікар закінчує прийом, у картці пацієнта з’являється кнопка «Витрата матеріалів», а зі складу списується необхідна кількість медикаментів.

Також, для того, щоб клініка завжди була забезпечена матеріалами, програма буде фіксувати залишки та повідомляти вам про те, що якийсь препарат закінчується. Для цього, заповнюючи інформацію про товар, слід зазначити його мінімальну кількість. Як тільки значення опуститься до граничної точки, товар з’явиться у вкладці «Потребують поповнення», і комірник зможе вчасно дозамовити потрібні позиції у постачальника.

Функції збільшення заробітку

Сучасні CRM-системи – це не просто інструменти для вирішення повсякденних завдань. Вони також допомагають підтримувати постійний контакт із пацієнтами та підвищувати дохід клініки. У Емексес Дент для цього є кілька вбудованих функцій.

У системі можна створювати пам’ятки адміністратора про необхідність зв’язатися з пацієнтами, щоб запропонувати їм додаткові послуги або нагадати про прийоми. Вкажіть дату та час нагадування — у потрібний день воно з’явиться як спливаюче вікно інтерфейсу, а також відобразиться у вкладці «Нагадування».

У CRM вбудована функція SMS-розсилки, що дозволяє надсилати пацієнтам нагадування про майбутні візити, повідомлення про акції та нові послуги. Це знижує кількість пропущених прийомів та підвищує ваш заробіток.

Для того, щоб стоматологія могла заробляти ще більше, у програмі реалізован інструмент для ведення продажів «Магазин». Наприклад, ви можете пропонувати пацієнтам доглядові засоби для ротової порожнини, і тим самим збільшувати середній чек вартості одного відвідування клініки.

У CRM-системі зручно відзначати продажі, вносити інформацію про надходження товару, задавати продажну вартість.

Ще один спосіб збільшити дохід – це співпрацювати з лікарями з інших клінік. Вони можуть направляти до вас своїх пацієнтів на обстеження та як подяку отримувати грошовий бонус.

У Emexes Dent є зручний розділ для фіксування напрямів партнерів з інших установ. Лікар-партнер може переглядати свої напрямки та бачити, які з них уже оплачені, а які поки що ні. Це прозора та зручна система, яка стимулює інших фахівців співпрацювати з вами, а також розширює вашу клієнтську базу та допомагає заробляти ще більше.

Аналітичний блок для керівника

Керівник повинен тримати руку на пульсі та контролювати всі процеси, що відбуваються у клініці. Для цього йому потрібна інформація про роботу співробітників, використання ресурсів, доходи та витрати стоматології. Збирати ці дані вручну і аналізувати їх самостійно – зайва трата часу, тому що з цим чудово впорається CRM-система.

Emexes Dent автоматично збирає дані про кількість прийомів, ефективність лікарів, надходження коштів та використання матеріалів. Все це формується у звітах, завдяки яким директор може дізнатися:

скільки пацієнтів було прийнято, у тому числі нових, за вказаний термін;
скільки пацієнтів прийняв кожен лікар і скільки годин він відпрацював;
скільки прийомів було скасовано та з яких причин;
скільки коштів надійшло у вибраний день чи період;
яка сума боргу у пацієнтів клініки;
скільки коштів було витрачено на потреби клініки.

Більша частина цієї інформації відображається у вигляді графіка, тому керівнику буде зручно її переглядати. Так він зможе виявити зайві витрати, знайти способи збільшення прибутку, а також преміювати особливо результативних співробітників.

У системі управління клінікою реалізована можливість реєстрації заробітних плат співробітників з автоматичним підрахунком кількості зароблених ними коштів і відпрацьованих годин. За допомогою цієї функції ви можете легко підрахувати суму виплати фахівця, а також нарахувати йому премію. Крім того, керівнику клініки доступна повна звітність за заробітними платами з графіками та архівами дій.

Все це дозволить більш ефективно керувати клінікою і при цьому витрачати менше часу.

Emexes Dent – безкоштовна програма для стоматологій

Емексес Дент надає цілий рік безкоштовного використання всім новим користувачам, щоб ви могли протестувати програму та переконатися в її користі та якості.

Процес переходу на CRM максимально зручний. Вашу базу клієнтів, перелік послуг та складські запаси можна завантажити в програму лише за кілька хвилин. Інтерфейс сайту інтуїтивно зрозумілий, тому складнощів із засвоєнням точно не буде. Якщо ж знадобиться допомога, ви завжди можете звернутися до текстових або відео-інструкцій і навіть отримати консультацію персонального менеджера. І все це — без прихованих плат!

Натомість ви отримуєте надійного помічника, який:

збільшить пропускну здатність клініки, звільнивши час лікарів на прийом ще більшої кількості пацієнтів;
підвищить кількість постійних клієнтів за рахунок системи нагадувань, SMS-розсилки, зручної реалізації партнерської програми;
зміцнить лояльність відвідувачів, які будуть у захваті від вашого першокласного обслуговування та уваги до дрібниць.

Скористайтеся Емексес Дент та переконайтеся, наскільки просто керувати стоматологією, використовуючи сучасні інструменти!

Читати інші статті